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Víctor Feingold

Director Regional de Contract.

Etiquetas: , , , » Publicado: 28/08/2014

¿El fin de la oficina?

La interacción cara a cara es fundamental para comunicarse de manera efectiva y por eso la realidad demuestra que la oficina no tiende a desaparecer sino que se está transformando cada vez más en un espacio destinado al encuentro y la colaboración.

Desde que el desarrollo tecnológico comenzó a emanciparnos de los escritorios y el trabajo se convirtió en lo que hacemos, independientemente del lugar y del momento en que lo llevemos a cabo, algunas de las preguntas que han surgido con más insistencia son: ¿es este el fin de la oficina? ¿para qué necesitamos un espacio físico?

Una de las principales razones por las que el lugar de trabajo seguirá existiendo y, siempre será importante, la encontramos en la psicología cognitiva, y se debe a la diferencia que existe entre el conocimiento explícito y el tácito. Mientras que el conocimiento explícito es consciente, formal y puede ser compartido a través de la expresión oral y escrita -como no tiene carácter personal puede ser adquirido por cualquier miembro de la organización-, el conocimiento tácito es inconsciente, es más difícil de expresar y se nutre primordialmente de la experiencia, los valores y las creencias personales.

Numerosos estudios revelan que el porcentaje de información que llega a la conciencia es ínfimo en relación con la enorme cantidad de datos que procesa el cerebro humano. Dado que la brecha entre el conocimiento tácito y el explícito es tan grande, resulta evidente por qué la interacción cara a cara es fundamental para comunicarse de manera efectiva. En un encuentro personal, los matices en el tono y la inflexión de la voz, el lenguaje corporal y la expresión facial, entre muchos otros factores, pueden ser percibidos con claridad mientras que en las interacciones mediadas por teléfonos y computadoras, estos solo se capturan parcialmente.

Esto no quiere decir que la tecnología no sea efectiva y altamente beneficiosa, pero sí dice claramente que hay algo único en el encuentro cara a cara que permite compartir experiencias y mejorar los procesos de colaboración que conducen a la creatividad y la innovación.

La realidad demuestra que la oficina no tiende a desaparecer sino que se está transformando cada vez más en un espacio destinado al encuentro y la colaboración. Es por esto que los nuevos modelos deben favorecer el trabajo en equipo, propiciar los encuentros informales, potenciar la sinergia del intercambio personal y garantizar una comunicación efectiva para transformar a las empresas de hoy en auténticas organizaciones del conocimiento.

Comentarios del artículo: ¿El fin de la oficina? - Publicado: a las 9:05 am

Etiquetas: , , , , » Publicado: 07/02/2014

Workplace: El beneficio de invertir en los espacios de trabajo

Para que las personas puedan brindar lo mejor de sí se necesitan espacios de trabajo de alta performance, que tengan en cuenta tanto los factores ambientales y funcionales como los emocionales. Acá, una serie de recomendaciones.

A los que nos encargamos de la conceptualización y el diseño de los espacios de trabajo nos gusta hablar sobre temas tales como optimización, productividad, trabajo flexible, trabajadores móviles, etcétera. Pero a la hora de tomar una decisión, nuestros clientes necesitan traducir estos conceptos en números reales, que son los que, en última instancia, rigen los resultados de una compañía.

Sin duda, la adopción de las nuevas tendencias en el desarrollo de los espacios de trabajo tiene un impacto directo y positivo sobre la rentabilidad y supone una clara inversión para cualquier organización. En este sentido, los constantes avances tecnológicos, el trabajo a distancia y la globalización de la economía suponen una verdadera oportunidad.

Por esto es imprescindible comprender que el espacio de trabajo es una potente herramienta con la que las empresas pueden contar para maximizar su rentabilidad. La implementación de una correcta estrategia de workplace puede ayudar a reducir costos y a aumentar el rendimiento de los colaboradores, lo cual se traducirá en una mayor productividad para la compañía.

Cómo reducir los costos y aumentar la productividad

  1. No organizar los espacios de acuerdo con las jerarquías sino de acuerdo con las actividades que realizan.

A mayor jerarquía menor es el uso que se le da a la oficina, por eso resulta más efectivo organizar los espacios de acuerdo con las actividades que desarrollan las personas. No obstante, no se puede pretender que todas las tareas se desarrollen en el mismo puesto de trabajo, por lo que habrá que diseñar espacios específicos que puedan dar contención y soporte adecuado a cada una de estas tareas.

  1. Asumir que ya somos trabajadores móviles.

En la actualidad, el trabajo individual puede hacerse en cualquier momento y desde cualquier lugar. La oficina se está transformando cada vez más en un espacio destinado al encuentro y al trabajo colaborativo. Escritorios vacíos y falta de lugares para reunirse es una perfecta foto del estado actual en la mayor parte de las oficinas, donde el 60% de las posiciones están vacías durante la jornada laboral mientras que las salas de reuniones permanecen colapsadas.

  1. Adoptar políticas paperless.

Vamos hacia una oficina sin papeles, pero esto no quiere decir que no usaremos papel en absoluto sino que existe la necesidad de clasificarlo y archivarlo adecuadamente. La tercerización de archivos, la digitalización de documentos y la puesta en práctica de sistemas de gestión electrónica representan una gran oportunidad para el ahorro de m2. De esta forma se puede disminuir en un 75% el espacio destinado a archivo.

  1. Crear espacios multifuncionales.

El espacio de oficina es caro y escaso. La posibilidad de que un ambiente pueda albergar distintos usos a lo largo del día es hoy un atributo muy apreciado. Una oficina cerrada, por ejemplo, puede usarse como sala de reunión o espacio de trabajo individual dependiendo del usuario y de la necesidad del momento.

  1. Adoptar prácticas sustentables.

Implementar algunas acciones básicas de reducción en el uso de la energía y del agua, mediante el uso de los dispositivos de iluminación y sanitarios adecuados, puede redundar en un ahorro económico de hasta un 30%.

Una inversión

Hay un factor importantísimo que es necesario no perder de vista cuando se apliquen estrategias de workplace: el efecto que estos nuevos espacios van a ejercer sobre las personas. Para que las personas puedan brindar lo mejor de sí se necesitan espacios de alta performance.

Los espacios de alta performance tienen en cuenta tanto los factores ambientales y funcionales como los emocionales. En lo ambiental, deben optimizar la calidad del aire, la iluminación, la acústica, la ergonomía y la seguridad. Desde el punto de vista funcional, es preciso entender el tipo de trabajo que realiza cada compañía para poder brindarle los espacios necesarios en el momento adecuado. Además, los espacios deben ser motivadores, promover la creatividad y la innovación, fomentar el sentido de pertenencia y comunicar adecuadamente la identidad y los valores de la empresa.

El conjunto de beneficios que supone un espacio de estas características se puede medir a través de distintos indicadores tales como la disminución del ausentismo y la rotación del personal junto con un aumento de la productividad, todo lo cual se traducirá en una mayor rentabilidad para la compañía.

En definitiva, cuando volvemos a la pregunta inicial “¿son los espacios de trabajo un gasto o una inversión?” La respuesta es, definitivamente, “una inversión”.

Comentarios del artículo: Workplace: El beneficio de invertir en los espacios de trabajo - Publicado: a las 9:50 am

La Nación

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